Tìm kiếm văn bản

Tổng quan

Hệ thống hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức tìm kiếm văn bản một cách chính xác dựa trên các trường dữ liệu có cấu trúc, bao gồm:

• Số ký hiệu: Mã số của văn bản
• Trích yếu: Nội dung tóm tắt của văn bản
• Cơ quan ban hành: Đơn vị phát hành văn bản
• Ngày ban hành: Thời điểm văn bản được công bố
• Loại hình văn bản: Quyết định, thông tư, công văn, nghị định, v.v.

Chức năng tìm kiếm văn bản hỗ trợ cán bộ, công chức nhanh chóng tra cứu và tiếp cận văn bản cần thiết. Hệ thống cho phép tìm kiếm dựa trên ngữ nghĩa hỏi đáp, kết hợp với các thông tin đặc trưng giúp kết quả trả về chính xác, toàn diện và thuận tiện hơn so với cách tìm kiếm truyền thống.

Kết quả của chức năng Tìm kiếm văn bản là danh sách các văn bản đáp ứng được mong muốn người dùng

Hệ thống cho phép người dùng chọn một văn bản trong kết quả tìm kiếm để thực hiện hỏi đáp nội dung. Các câu hỏi gợi ý được đưa ra giúp khai thác thông tin nhanh chóng, đồng thời người dùng có thể xem chi tiết tài liệu và xem trước tập tin đính kèm.

2.1. Hướng dẫn thao tác

Để thực hiện tìm kiếm văn bản, người dùng thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Chọn tính năng

Tại thanh menu chức năng, tích chọn "Tìm kiếm văn bản"

Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm

Nhập thông tin muốn tìm kiếm → Click biểu tượng Gửi hoặc ấn Enter

AI thực hiện truy vấn dữ liệu và trả ra danh sách văn bản thỏa mãn yêu cầu tìm kiếm của người dùng

Người dùng có thể thực hiện bật nhãn Đã huấn luyện để giới hạn lại kết quả tìm kiếm chỉ bao gồm các văn bản đã được huấn luyện và có thể hỏi đáp AI

Bước 3: Chọn văn bản

Người dùng có thể thực hiện chọn đến văn bản muốn hỏi chi tiết thông tin

Trợ lý ảo thực hiện đưa ra các câu hỏi gợi ý có liên quan đến nội dung văn bản và cho phép người dùng xem chi tiết thông tin và tài liệu đính kèm của văn bản đó

Bước 4: Hỏi đáp

Người dùng có thể thực hiện hỏi đáp thông tin trong văn bản như thông thường

2.2. Quy tắc, quy luật tìm kiếm

Hệ thống Trợ lý ảo Công chức số được thiết kế với 19 quy tắc tìm kiếm thông minh, giúp cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) dễ dàng tra cứu văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

Các quy tắc này cho phép tìm kiếm văn bản dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, từ nội dung trích yếu, loại văn bản, số hiệu, cơ quan ban hành cho đến thời gian ban hành. Hệ thống tự động hiểu và xử lý các câu truy vấn theo ngữ nghĩa, giúp người dùng không cần nhập chính xác từng từ khóa nhưng vẫn có thể nhận được kết quả phù hợp nhất.

Dưới đây là 19 quy tắc tìm kiếm văn bản, được tối ưu hóa để phục vụ nhu cầu tra cứu đa dạng của cán bộ

Quy tắc số 1: <Nội dung trích yếu>

Quy tắc số 2: <Loại văn bản><Số đầu ký hiệu>

Quy tắc số 3: <Loại văn bản><Nội dung trích yếu>

Quy tắc số 4: <Loại văn bản> số <Số đầu ký hiệu> về <Nội dung trích yếu>

Quy tắc số 5: Cơ quan ban hành <Cơ quan ban hành>

Quy tắc số 6: <Nội dung trích yếu> ban hành bởi <Cơ quan ban hành>

Quy tắc số 7: <Loại văn bản> ban hành bởi <Cơ quan ban hành>

Quy tắc số 8: <Loại văn bản> về <Nội dung trích yếu> ban hành bởi <Cơ quan ban hành>

Quy tắc số 9: <Loại văn bản> ban hành bởi <Cơ quan ban hành> về <Nội dung trích yếu>

Quy tắc số 10: Văn bản <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 11: Văn bản từ <Ngày dd/mm/yyyy> đến <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 12: <Loại văn bản><Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 13: <Loại văn bản> từ <Ngày dd/mm/yyyy> đến <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 14: <Cơ quan ban hành> ban hành <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 15: <Cơ quan ban hành> ban hành từ <Ngày dd/mm/yyyy> đến <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 16: <Loại văn bản> của <Cơ quan ban hành> ban hành <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 17: <Loại văn bản><Ngày dd/mm/yyyy> ban hành bởi <Cơ quan ban hành>

Quy tắc số 18: <Loại văn bản> của <Cơ quan ban hành> từ <Ngày dd/mm/yyyy> đến <Ngày dd/mm/yyyy>

Quy tắc số 19: <Loại văn bản> từ <Ngày dd/mm/yyyy> đến <Ngày dd/mm/yyyy> ban hành bởi <Cơ quan ban hành>

Một số tips and tricks

• Các từ khóa muốn tìm kiếm, nội dung chính, cơ quan ban hành đặt trong nháy kép để tìm kiếm chính xác hơn. Ví dụ: Các quyết định có liên quan đến "chuyển đổi số"
• Sắp xếp thứ tự của văn bản theo thời gian Cần có từ khóa "Sắp xếp từ mới đến cũ", "Sắp xếp từ cũ đến mới"
• Ưu tiên tìm kiếm trong Loại hình văn bản đầu tiên mà AI đọc được Ví dụ:
  • Khi tìm kiếm "Báo cáo thực hiện chuyển đổi số" → Ưu tiên tìm loại hình văn bản là Báo cáo
  • Khi tìm kiếm "Tờ trình báo cáo cải cách hành chính 2023" → Ưu tiên tìm loại hình văn bản là Tờ trình
  • Khi tìm kiếm "Báo cáo về kế hoạch thực hiện chuyển đổi số năm 2023" → Ưu tiên tìm loại hình văn bản là Báo cáo